Excel, Google Sheets o Sloneek? Qual è la scelta migliore per le risorse umane?

Uno dei tuoi buoni propositi per il nuovo anno era finalmente implementare un sistema per la gestione HR? Ottima idea! Ma cosa fare con tutti i dati che devono essere archiviati e utilizzati facilmente allo stesso tempo? Strumenti moderni come Microsoft Excel, Google Sheets e Google Workspace sono spesso la scelta più immediata per conservare e consultare i dati dei dipendenti.

La tua scelta – come farebbe il 95% dei tuoi colleghi – sarà probabilmente la soluzione più economica: Excel o Google Sheets. In altre parole, un foglio di calcolo che a prima vista può sembrare una buona idea.

Vediamo come si confrontano realmente con un HRIS dedicato come Sloneek.

Perché scegliere Excel o altri fogli di calcolo?

Una domanda, prima di tutto. Perché i professionisti HR usano così volentieri Excel e strumenti simili? La risposta non sorprende: lo conoscono, proprio come la direzione aziendale o gli stessi dipendenti. È installato sulla grande maggioranza dei computer. È – almeno in apparenza – gratuito. E i dati possono essere facilmente inviati o elaborati anche da casa, ad esempio se è necessario recuperare del lavoro arretrato.
Soprattutto nelle piccole imprese, i fogli di calcolo Excel o un account Google sono già utilizzati quotidianamente per scopi personali o per la gestione del database dei dipendenti, rendendo il passaggio a questi strumenti quasi naturale.

Inoltre, il fatto che la maggior parte delle persone sappia usarli permette di iniziare subito a lavorarci e fa risparmiare molto tempo. Ma la domanda è: davvero?

Perché sembra facile a prima vista?

Molti utenti si affidano anche a strumenti come modelli di Excel, cronologia delle revisioni e cartelle di lavoro Excel per tenere traccia delle modifiche e strutturare la documentazione HR.

Perché alla fine la realtà è diversa?

Confronto tra Excel, Google Sheets e il sistema HR Sloneek

Confronto dei requisiti fondamentali

Molte aziende ignorano i potenziali rischi e iniziano a usare un sistema HR basato su fogli di calcolo sofisticati. Ma soddisferà davvero i requisiti fondamentali di un HRIS?

Facilità d’uso

Un HRIS deve essere semplice. Semplice al punto che anche un dipendente non formato possa usarlo, se necessario. Confrontiamo quindi Excel, Google Sheets e Sloneek.

Funzioni come riferimenti di cella, tabelle pivot o smart chips offrono un certo livello di organizzazione, ma richiedono più competenze del previsto.

Sicurezza dei dati

Un HRIS gestisce le informazioni più sensibili sui dipendenti. Per questo motivo, per i responsabili della protezione dei dati (GDPR), è uno degli ambiti più critici per possibili violazioni. Come se la cavano Excel, Google Sheets e Sloneek?

Inoltre, strumenti come Google Drive, Microsoft 365 o Office 365 non offrono funzionalità HR centralizzate a meno che non siano estesi con servizi esterni o API Google.

Tutti i dati in un unico posto

Un ostacolo all’efficienza? Dati sparsi in luoghi, versioni o date diverse. Per evitare confusione e stanchezza, il reparto HR deve lavorare con un’unica base dati aggiornata accessibile a tutta l’azienda. Come lo gestiscono Excel, Google Sheets e Sloneek?

L’uso frammentato di Google Docs, Google Slides e Google Calendar può generare confusione a causa della cronologia delle versioni incoerente o file obsoleti.

Condivisione delle informazioni

La causa più comune del sovraccarico del reparto HR? L’accesso esclusivo a informazioni che potrebbero essere condivise. Devono rispondere a domande banali e inviare ripetutamente le stesse informazioni. Come possono aiutare Excel, Google Sheets e Sloneek?

Anche se la condivisione di file in Google Sheets o Excel online è possibile, la gestione di indagini sul coinvolgimento dei dipendenti, valutazioni del personale o dati di soddisfazione su più fogli comporta spesso errori e incomprensioni.

Prezzo

Quanto costa? Il prezzo è ovviamente un parametro chiave. L’ironia è che spesso la scelta si basa solo su questo. Tuttavia, costi nascosti possono emergere quando si integrano strumenti come Power BI, cruscotti KPI o strumenti di analisi automatizzata con MS Excel o Google Looker Studio. E i costi di Excel, Google Sheets e Sloneek?

Excel vs. Sistema HR: Confronto dei requisiti specializzati

È assolutamente fondamentale che il sistema HR scelto non fallisca nel suo compito principale: la capacità di lavorare con i dati in modo efficiente e senza perdite di tempo. Se deve essere davvero d’aiuto, deve fare molto più che semplicemente archiviare informazioni sui dati anagrafici dei dipendenti, i loro stipendi o i giorni di ferie.

Vediamo come Excel o Google Sheets gestiscono i compiti specializzati e come li gestisce Sloneek.

Funzioni avanzate

L’agenda di un professionista HR è già molto fitta. Ha quindi senso che strumenti in grado di semplificare e automatizzare il lavoro siano particolarmente apprezzati in questo settore. Come aiutano Excel o Google Sheets da questo punto di vista? E come si comporta Sloneek?

In Excel esistono funzioni come Visual Basic for Applications, linguaggio di programmazione macro e Power Pivot, ma raramente vengono usate in ambito HR senza una formazione avanzata o il supporto di un team IT dedicato.

Valutazione finale: Excel vs. Sloneek HR System

Excel e Google Sheets rimarranno probabilmente ancora per alcuni anni la prima scelta per i responsabili HR che non hanno ancora una profonda esperienza con un HRIS. I motivi per iniziare sono chiari – avvio rapido, costi bassi e semplicità d’uso. Ma spesso i vantaggi finiscono qui.

Quando i fogli di calcolo smettono di essere una banca dati centralizzata, accessibile solo a un piccolo gruppo di utenti formati, e iniziano ad ambire a diventare un vero e proprio sistema HR, iniziano i problemi.

I costi di sviluppo di una soluzione simile saranno significativamente superiori alle stime iniziali, mentre la sicurezza, le funzionalità e il valore complessivo saranno inferiori – anche con integrazioni come le API di Google Workspace o il modello a oggetti di Excel, che richiedono comunque competenze tecniche.